DATENSCHUTZORDNUNG

Stand: 2020

Immanuel Gemeinde Calw e.V.  I  Liebenzeller Str. 51/1  I  75365 Calw/Hirsau

Präambel

Diese Ordnung wird erlassen in Ausübung des gemäß Artikel 140 Grundgesetz garantierten Rechts der Immanuel Gemeinde Calw e.V., ihre Angelegenheiten selbstständig innerhalb der Schranken der für alle geltenden Gesetze zu ordnen und zu verwalten. Dieses Recht ist europarechtlich geachtet und festgeschrieben in Artikel 91 der Verordnung EU 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung). In Wahrnehmung dieses Rechts regelt diese Ordnung die Datenverarbeitung.

Erster Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen

§ 1 Gegenstand, Ziele und Anwendungsbereich

(1)    Diese Datenschutzordnung gilt für die Immanuel Gemeinde Calw e. V. und ihre Arbeitszweige.

(2)    Diese Datenschutzordnung enthält Vorschriften zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten. Sie dient dem Schutz der Grundrechte und Grundfreiheiten natürlicher Personen und insbesondere deren Recht auf Schutz personenbezogener Daten.

(3)    Diese Ordnung gilt für die ganz oder teilweise automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten sowie für die nichtautomatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten, die in einem Dateisystem gespeichert sind oder gespeichert werden sollen. Akten und Aktensammlungen gelten nur dann als Dateisystem, wenn sie in einer bestimmten Systematik geordnet sind.

(4)    Diese Ordnung findet Anwendung auf die Verarbeitung personenbezogener Daten durch einen nicht zum Verein gehörigen Auftragsverarbeiter gemäß § 19, wenn die Datenverarbeitung Zwecken des Vereines dient.

(5)    Diese Verordnung findet keine Anwendung auf die Verarbeitung personenbezogener Daten durch natürliche Personen zur Ausübung ausschließlich persönlicher oder familiärer Tätigkeiten.

§ 2 Verantwortlichkeit für die Durchführung des Datenschutzes

(1)    Der Vorstand stellt die Einhaltung des Datenschutzes im Sinne dieser Ordnung innerhalb des Vereins sicher. Der Vorstand kann diese Aufgabe an die Verwaltung der Immanuel Gemeinde Calw e. V. delegieren.

(2)    Die jeweiligen Bereichsleiter stellen die Einhaltung des Datenschutzes im Sinne dieser Ordnung für deren Arbeitszweige sicher.

§ 3 Begriffsbestimmungen

Im Sinne dieser Ordnung bezeichnet der Ausdruck:

(1)     „personenbezogene Daten“ alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen: Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.

(2)    „besondere Daten“ personenbezogene Daten, aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinung, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie genetisch oder biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung einer natürlichen Person. Personenbezogene Daten bezüglich der religiösen Überzeugungen gehören im Rahmen einer Kirche zu ihrem Grundbekenntnis und fallen daher nicht unter die „besonderen Daten“.

(3)    „Verarbeitung“ jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung , den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.

(4)    „Empfänger“ eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, der personenbezogene Daten offengelegt werden, unabhängig davon, ob es sich bei ihr um einen Dritten handelt oder nicht.

(5)    „Drittland“ ein Land, das nicht Mitglied der Europäischen Union ist.

(6)    „verantwortliche Stelle“ eine Stelle des Vereins die alleine oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

(7)    „Auftragsverarbeiter“ eine natürliche oder juristische Person, die personenbezogene Daten im Auftrag der verantwortlichen Stelle verarbeitet.

(8)    „Dritter“ eine natürliche oder juristische Person, Behörde, selbständige Gemeinde oder Einrichtung außer der betroffenen Person, der verantwortlichen Stelle, dem Auftragsverarbeiter, und den Personen, die unter der unmittelbaren Verantwortung der verantwortlichen Stelle oder des Auftragsverarbeiters befugt sind, die personenbezogenen Daten zu verarbeiten.

(9)    „Anonymisierung“ ist die Verarbeitung personenbezogener Daten derart, dass die personenbezogenen Daten nicht mehr einer spezifischen betroffenen Person zugeordnet werden können oder nur mit einem großen Aufwand an Zeit, Kosten und Arbeitskraft einer identifizierten oder identifizierbaren Person zugeordnet werden können.

(10) „Pseudonymisierung“ die Verarbeitung personenbezogener Daten in einer Weise, dass die personenbezogenen Daten ohne Hinzuziehung zusätzlicher Informationen nicht mehr einer spezifischen betroffenen Person zugeordnet werden können, sofern diese zusätzlichen Informationen gesondert aufbewahrt werden und technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen, die gewährleisten, dass die personenbezogenen Daten nicht einer identifizierten oder identifizierbaren Person zugewiesen werden.

(11) „Dateisystem“ jede strukturierte Sammlung personenbezogener Daten, die nach bestimmten Kriterien zugänglich sind, unabhängig davon, ob diese Sammlung zentral, dezentral oder nach funktionalen oder geografischen Gesichtspunkten geordnet geführt wird.

(12) „Datenschutzrat“ eine unabhängige Stelle des Vereins, die über die Einhaltung der Datenschutzordnung wacht.

(13) „Datenschutzbeauftragter“ der durch den Vorstand des Vereins bestellten Beauftragte für den Datenschutz.

(14) „Einschränkung der Verarbeitung“ die Markierung gespeicherter personenbezogener Daten mit dem Ziel, ihre künftige Verarbeitung einzuschränken.

(15)„Einwilligung“ der betroffenen Person: jede freiwillige für einen bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist.

§ 4 Seelsorgegeheimnis

(1)    Pastoren, Bereichsleiter und Personen mit einem besonderen Seelsorgeauftrag unterliegen dieser Ordnung. Abweichend zu § 8 Absatz 1 dürfen sie zum Zweck ihres Seelsorgeauftrags eigene Aufzeichnungen führen, die auch besondere Daten enthalten. Diese Aufzeichnungen dürfen niemanden zugänglich gemacht werden. Dazu sind geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen.

(2)    Die besonderen Bestimmungen über die Schweigepflicht bleiben unberührt.

§ 5 Rechtmäßigkeit der Verarbeitung

(1)    Grundsätzlich gilt: Personenbezogene Daten müssen
a) auf rechtmäßige Weise, nach Treu und Glauben und in einer für die betroffene Person nachvollziehbaren Weise  verarbeitet werden (Prinzip von „Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz“)
b) für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben werden und dürfen nicht in einer mit diesem Zweck nicht zu vereinbarenden Weise weiterverarbeitet werden („Prinzip der Zweckbindung“)
c) auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt sein („Prinzip der Datenminimierung“) und
d) in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der betroffenen Person nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, oder für im Interesse des Vereins liegende Archivzwecke oder für wissenschaftliche und historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke erforderlich ist („Prinzip der Speicherzeitbegrenzung“).

(2)    Die Verarbeitung ist nur zulässig, wenn mindestens einer der nachstehenden Bedingungen erfüllt ist:
a) Eine staatliche Rechtsvorschrift erlaubt die Verarbeitung der personenbezogenen Daten oder ordnet sie an.
b) Die betroffene Person hat ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben.
c) Die Verarbeitung ist zur Erfüllung der Aufgaben der verantwortlichen Stelle erforderlich.
d) Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der die verantwortliche Stelle unterliegt.
e) Die Verarbeitung ist erforderlich, um lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person zu schützen.
f) Die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im Interesse des Vereins liegt.
g) Die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen der verantwortlichen Stelle oder eines Dritten erforderlich und die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Personen, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen nicht.
h) Sie erfolgt für journalistisch-redaktionelle Zwecke des Vereins.

i ) Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung eines Vertrages.

(3)    Der Zweck der Datenverarbeitung und der Kreis der betroffenen Personen müssen vor der Verarbeitung festgelegt oder erkennbar sein.

(4)    Die Verarbeitung zu einem anderen Zweck als zu demjenigen, zu dem die personenbezogenen Daten ursprünglich erhoben wurden (Zweckänderung), ist nur zulässig, wenn die Möglichkeit der Pseudonymisierung geprüft wurde und mindestens einer der nachstehenden Bedingungen erfüllt ist:
a) Eine Rechtsvorschrift sieht dies vor und die Interessen des Vereins stehen nicht entgegen.
b) Die betroffene Person hat eingewilligt.
c) Es ist offensichtlich, dass die Verarbeitung im Interesse der betroffenen Person liegt und kein Grund zu der Annahme besteht, dass diese in Kenntnis des anderen Zweckes ihre Einwilligung verweigern würde:
d) Die Daten können aus allgemein zugänglichen Quellen entnommen werden oder die verantwortliche Stelle darf sie veröffentlichen, es sei denn, dass das schutzwürdige Interesse der betroffenen Person an dem Ausschluss der Zweckänderung offensichtlich überwiegt.
e) es besteht der Grund zu der Annahme, das andernfalls die Wahrnehmung des religiösen Auftrages gefährdet würde;
f) die Verarbeitung ist zur Durchführung wissenschaftlicher Forschung im Interesse des Vereins erforderlich, das wissenschaftliche Interesse an der Durchführung des Forschungsvorhabens überwiegt das Interesse der betroffenen Person an dem Ausschluss der Zweckänderung erheblich und der Zweck der Forschung kann auf andere Weise nicht oder nur mit unverhältnismäßigem Aufwand erreicht werden;
g) sie ist für statistische Zwecke zur Erfüllung des religiösen Auftrags erforderlich.

(5)    Eine Verarbeitung für andere Zwecke ist ferner zulässig, wenn sie der Wahrnehmung von Aufsichts- und Kontrollbefugnissen des Vereins, der Rechnungsprüfung, der Revision oder der Durchführung von Organisationsuntersuchungen für die verantwortliche Stelle dient. Das gilt auch für die Verarbeitung zu Ausbildungszwecken durch die verantwortliche Stelle, soweit nicht überwiegende schutzwürdige Interessen der betroffenen Person entgegenstehen.

§ 6 Bedingungen für die Einwilligung

(1)    Beruht die Verarbeitung auf einer Einwilligung, muss die verantwortliche Stelle nachweisen können, dass die betroffene Person in die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten eingewilligt hat.

(2)    Erfolgt die Einwilligung der betroffenen Person durch eine schriftliche Erklärung die noch andere Sachverhalte betrifft, so muss das Ersuchen um Einwilligung in verständlicher und leicht zugänglicher Form in einer klaren und einfachen Sprache so erfolgen, dass es von den anderen Sachverhalten klar zu unterscheiden ist. Teile der Erklärung sind dann nicht verbindlich, wenn sie einen Verstoß gegen diese Ordnung darstellen.

(3)    Die betroffene Person hat das Recht, ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Die betroffene Person wird vor Abgabe der Einwilligung von Satz 1 und Satz 2 in Kenntnis gesetzt.

(4)    Sollen Daten von Kindern verarbeitet werden, so ist, wenn das Kind das vierzehnte Lebensjahr noch nicht vollendet hat, eine Einwilligung nur wirksam, wenn sie durch den Träger der elterlichen Sorge für das Kind erfolgt ist. Hat das Kind das vierzehnte Lebensjahr vollendet, darf die Einwilligung eigenständig durch das Kind erfolgen. Das Kind soll die Eltern über eine solche Einwilligung in Kenntnis setzen.

(5)    Erfolgt die Datenverarbeitung im Rahmen von elektronischen Angeboten des Vereins und wird ein solches Angebot einem Kind direkt gemacht, so unternimmt die verantwortliche Stelle unter Berücksichtigung der verfügbaren Technik angemessene Anstrengungen, um sich zu vergewissern, dass die Einwilligung gemäß Absatz 4 erteilt wurde.

§ 7 Datenübermittlung an Bereiche des Vereins sowie öffentliche Stellen

(1)    Die Datenübermittlung von personenbezogenen Daten an Bereiche des Vereins ist zulässig, wenn
a) sie zur Erfüllung der in der Zuständigkeit der übermittelnden oder der empfangenden Stelle liegenden Aufgaben erforderlich ist.
b) die Zulässigkeitsvoraussetzungen des § 5 vorliegen

(2)    Die Verantwortung für die Zulässigkeit der Übermittlung trägt die verantwortliche Stelle. Erfolgt die Übermittlung auf Ersuchen des Bereiches, trägt auch dieser Verantwortung. In diesem Fall prüft die übermittelnde Stelle nur, ob das Übermittlungsersuchen im Rahmen der Aufgaben der datenempfangenden Stelle ist, es sei denn, dass besonderer Anlass zur Prüfung der Zulässigkeit der Übermittlung besteht.

(3)    Die datenempfangende Stelle darf die übermittelten Daten für den Zweck verarbeiten oder nutzen, zu dessen Erfüllung sie ihr übermittelt werden. Eine Verarbeitung oder Nutzung für andere Zwecke ist nur unter den Voraussetzungen des § 5 Abs. 4 zulässig.

(4)    Sind mit personenbezogenen Daten, die nach Absatz 1 übermittelt werden dürfen, weitere personenbezogene Daten der betroffenen oder einer anderen Person so verbunden, dass eine Trennung nicht oder nur mit unvertretbarem Aufwand möglich ist, so ist die Übermittlung auch dieser Daten zulässig, soweit nicht berechtigte Interessen der betroffenen oder einer anderen Person an deren Geheimhaltung offensichtlich überwiegen; eine Verwendung dieser Daten ist unzulässig.

(5)    Absatz 4 gilt entsprechend, wenn personenbezogene Daten innerhalb der Bereiche des Vereins weitergegeben werden.

(6)    Personenbezogene Daten dürfen an Stellen anderer öffentlich-rechtlicher Religionsgesellschaften und gemeinnützige, religiöse Vereine übermittelt werden, wenn diese zur Erfüllung der Aufgaben der verantwortlichen Stelle erforderlich ist, sofern sichergestellt ist, dass bei der empfangenden Stelle ausreichende Datenschutzmaßnahmen getroffen werden, und nicht berechtigte Interessen der betroffenen Person entgegenstehen.

(7)    Personenbezogene Daten dürfen an staatliche und kommunale Stellen übermittelt werden, wenn eine Rechtsvorschrift dies zulässt oder es zur Erfüllung der Aufgaben der übermittelnden Stelle des Vereins erforderlich ist und nicht berechtigte Interessen der betroffenen Person entgegenstehen.

§ 8 Verarbeitung besonderer Daten

(1)    Die Verarbeitung besonderer Daten gemäß § 3 Nummer 2 ist untersagt.

(2)    Absatz 1 gilt nicht in folgenden Fällen:
a) Die betroffene Person hat in die Verarbeitung der genannten personenbezogenen Daten für einen oder mehrere festgelegte Zwecke ausdrücklich eingewilligt.
b) Die Verarbeitung ist zum Schutz lebenswichtiger Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person erforderlich und die betroffene Person ist aus körperlichen oder rechtlichen Gründen außerstande, ihre Einwilligung zu geben.
c) Die Verarbeitung bezieht sich auf personenbezogene Daten, die die betroffene Person offensichtlich öffentlich gemacht hat.
d) Die Verarbeitung erfolgt auf der Grundlage geeigneter Garantien (z. B. Verschlüsselung und/oder Pseudonymisierung) einer verantwortlichen Stelle ohne Gewinnerzielungsabsicht im Rahmen ihrer rechtmäßigen und für die Aufgabenerfüllung notwendigen Tätigkeiten und unter der Voraussetzung, dass sich die Verarbeitung ausschließlich auf die Mitglieder oder ehemalige Mitglieder der Stelle oder auf Personen, die im Zusammenhang mit deren Tätigkeitszweck regelmäßige Kontakte mit ihr unterhalten, bezieht und die personenbezogenen Daten nicht ohne Einwilligung der betroffenen Personen nach außen offengelegt werden.
e) Die Verarbeitung ist zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder bei Handlungen des Kirchengerichts im Rahmen ihrer justiziellen Tätigkeit erforderlich.
f) Die Verarbeitung ist aus Gründen eines erheblichen öffentlichen Interesses erforderlich und die verantwortliche Stelle hat angemessene und spezifische Maßnahmen zur Wahrung der Grundrechte und Interessen der betroffenen Person vorgesehen.
g) Die Verarbeitung findet für Zwecke der Gesundheitsfürsorge oder der Arbeitsmedizin oder für die Beurteilung der Arbeitsfähigkeit des Beschäftigten statt und die Daten werden von Fachpersonal oder unter dessen Verantwortung verarbeitet werden und das mit der Verarbeitung befasste Personal unterliegt dem Berufsgeheimnis;
h) Die Verarbeitung ist für Archivzwecke, für wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke, die im Interesse des Vereins sind, erforderlich und die verantwortliche Stelle hat angemessene und spezifische Maßnahmen zur Wahrung  der Grundrechte und Interessen der betroffenen Person vorgesehen.

(3)    Die Verarbeitung personenbezogener Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten oder damit zusammenhängende Sicherungsmaßregeln sind unter der Voraussetzung von § 5 zulässig, wenn dies das staatliche Recht zulässt.

Zweiter Abschnitt: Rechte der Betroffenen Person

§ 9 Transparente Information, Kommunikation

(1)    Die verantwortliche Stelle trifft geeignete Maßnahmen, um der betroffenen Person alle Informationen, die nach dieser Ordnung hinsichtlich der Verarbeitung zu geben sind, in präziser, für die betroffene Person nachvollziehbarer, verständlicher und leicht zugänglicher Form zu übermitteln.

(2)    Die verantwortliche Stelle stellt der betroffenen Person Informationen über die ergriffenen Maßnahmen gemäß den §§ 12 bis 16 unverzüglich, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach Eingang eines entsprechenden Antrags zur Verfügung. Diese Frist kann um weitere zwei Monate verlängert werden, wenn dies unter Berücksichtigung der Komplexität und der Anzahl der Anträge erforderlich ist. Die verantwortliche Stelle unterrichtet die betroffene Person innerhalb eines Monates nach Eingang über eine Fristverlängerung zusammen mit den Gründen für die Verzögerung.

(3)    Wird die verantwortliche Stelle auf den Antrag der betroffenen Person hin nicht tätig, so unterrichtet sie die betroffene Person unverzüglich, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags über die Gründe hierfür und über die Möglichkeit, beim Datenschutzrat Beschwerde einzulegen.

(4)    Informationen werden unentgeltlich zur Verfügung gestellt. Bei offenkundig unbegründeten oder – insbesondere im Fall von häufiger Wiederholung – exzessiven Anträgen einer betroffenen Person kann die verantwortliche Stelle sich weigern, aufgrund des Antrags tätig zu werden, oder ein angemessenes Entgelt verlangen.

(5)    Hat die verantwortliche Stelle begründete Zweifel an der Identität der natürlichen Person, die einen Antrag gemäß den §§ 11 bis 16 stellt, so kann sie zusätzliche Informationen anfordern, die zur Bestätigung der Identität der betroffenen Person erforderlich sind.

§ 10 Informationspflichten bei Datenerhebung

(1)    Der Datenschutzbeauftragte stellt folgende Informationen zur Datenerhebung öffentlich zur Verfügung:
1. Das Bestehen eines Rechts auf Auskunft, auf Berichtigung, auf Löschung, auf Einschränkung der Verarbeitung, auf Datenübertragbarkeit sowie eine Widerspruchrechts gegen die Verarbeitung.
2. Das Bestehen des Rechts eine gegebenenfalls erteilte Einwilligung zu widerrufen.
3. Das Bestehen eines Beschwerderechts beim Datenschutzrat.

(2)    Werden personenbezogene Daten bei der betroffenen Person erhoben, so erteilt die verantwortliche Stelle der betroffenen Person auf Verlangen Folgendes mit:
1. Den Namen und die Kontaktdaten der verantwortlichen Stelle.
2. Die Kontaktdaten des zuständigen Datenschutzbeauftragten.
3. Die Zwecke, für die die personenbezogenen Daten verarbeitet werden sollen.
4. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
5. Gegebenenfalls die Empfänger der personenbezogenen Daten und
6. wenn die Verarbeitung auf § 5 Absatz 2 Buchstabe g beruht, die berechtigten Interessen, die von der verantwortlichen Stelle oder einem Dritten verfolgt werden.

(3)    Absatz 2 findet keine Anwendung, wenn und soweit die betroffene Person bereits über die Informationen verfügt oder die Informationserteilung einen unverhältnismäßigen Aufwand erfordern würde.

(4)    Werden personenbezogene Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben, so teilt die verantwortliche Stelle der betroffenen Person über die in Absatz 2 aufgeführten Informationen hinaus die zu ihr gespeicherten Daten mit, auch soweit sie sich auf Herkunft oder empfangenden Stellen beziehen. Absatz 3 gilt entsprechend. Die verantwortliche Stelle ist weiterhin von dieser Verpflichtung befreit, wenn die Daten oder die Tatsache ihrer Speicherung aufgrund einer speziellen Rechtsvorschrift  oder wegen überwiegender berechtigter Interessen Dritter geheim gehalten werden müssen und das Interesse der betroffenen Person an der Auskunftserteilung zurücktreten muss oder wenn durch die Auskunft das Seelsorgegeheimnis gemäß § 4 berührt wird.

(5)    Beabsichtigt die verantwortliche Stelle, die personenbezogenen Daten für einen anderen Zweck weiterzuverarbeiten als den, für den die personenbezogenen Daten erhoben wurden, so stellt sie der betroffenen Person vor dieser Weiterverarbeitung  Informationen über diesen anderen Zweck und gegebenenfalls die Empfänger der personenbezogenen Daten zur Verfügung. Diese Informationspflicht gilt nicht im Fall von § 5 Abs. 5.

§ 11 Auskunftsrecht der betroffenen Person

(1)    Die betroffene Person hat das Recht, von der verantwortlichen Stelle eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet; ist dies der Fall, so ist der betroffenen Person auf Antrag Auskunft zu erteilen über die zum Zeitpunkt der Antragstellung zu ihr gespeicherten personenbezogenen Daten. Die Auskunft muss folgende Informationen enthalten:
1. die Verarbeitungszwecke;
2. die Kategorie personenbezogener Daten;
3. die Empfänger, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind;
4. falls möglich, die geplante Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden, oder, falls diese nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer;
5. das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der sie betreffenden personenbezogenen Daten oder auf Einschränkung der Verarbeitung durch die verantwortliche Stelle oder eines Widerspruchrechts gegen diese Verarbeitung;
6. das Bestehen eines Beschwerderechts beim Datenschutzrat;
7. Information über die Herkunft der Daten.

(2)    Auskunft darf nicht erteilt werden, soweit die Daten oder die Tatsache ihrer Speicherung aufgrund einer speziellen Rechtsvorschrift oder wegen überwiegender berechtigter Interessen Dritter geheim gehalten werden müssen und das Interesse der betroffenen Person an der Auskunftserteilung zurücktreten muss oder wenn durch die Auskunft das Seelsorgegeheimnis gemäß § 4 berührt wird.

(3)    Die Auskunft im Umfang einer Kopie ist unentgeltlich. Weitere Kopien müssen nicht erstellt werden. Stellt die betroffene Person den Antrag elektronisch, so sind die Informationen in einem gängigen Format zur Verfügung zu stellen.

§ 12. Recht auf Berichtigung

(1)    Die betroffene Person hat das Recht, von der verantwortlichen Stelle die unverzügliche Berichtigung sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen.

(2)    Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung hat die betroffene Person das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

(3)    Das Recht auf Berichtigung besteht nicht, wenn die personenbezogenen Daten zu Archivzwecken im Interesse des Vereins verarbeitet wurden. Bestreitet die betroffene Person die Richtigkeit der personenbezogenen Daten, ist ihr die Möglichkeit einer Gegendarstellung einzuräumen. Der Verein ist verpflichtet, die Gegendarstellung den Unterlagen hinzuzufügen.

§ 13 Recht auf Löschung

(1)    Die betroffene Person hat das Recht, von der verantwortlichen Stelle zu verlangen, dass sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, und die verantwortliche Stelle ist verpflichtet, personenbezogene Daten unverzüglich zu löschen, sofern mindestens einer der folgenden Gründe zutrifft:
a) Die personenbezogenen Daten sind für die Zwecke für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden nicht mehr notwendig.
b) Die betroffene Person widerruft ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung stützte, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
c) die betroffene Person legt gemäß § 16 Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor.
d) Die personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
e) Die personenbezogenen Daten wurden im Rahmen eines elektronischen Angebotes einer Stelle des Bundes erhoben, das Kindern direkt gemacht wurde, falls die Kinder das vierzehnte Lebensjahr zum Zeitpunkt der Erhebung noch nicht vollendet hatten.

(2)    Hat die verantwortliche Stelle die personenbezogenen Daten öffentlich gemacht und ist sie gemäß Absatz 1 zu deren Löschung verpflichtet, so trifft sie unter Berücksichtigung der verfügbaren Technologie und der Implementierungskosten angemessene Maßnahme, um die Löschung aller Links zu diesen personenbezogenen Daten oder von Kopien oder Replikationen dieser personenbezogenen Daten anzustreben.

(3)    Die Absätze 1 und 2 gelten nicht, soweit der Verarbeitung erforderlich ist
1. zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information,
2. zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach staatlichem Recht, dem die verantwortliche Stelle unterliegt, erfordert,
3. zur Wahrnehmung einer Aufgabe aufgrund eines wichtigen Interesses des Vereins,
4. für im Interesse des Vereins liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke, soweit das in Absatz 1 genannte Recht voraussichtlich die Verwirklichung der Ziele dieser Verarbeitung unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt oder
5. zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

(4)    Ist eine Löschung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich, tritt an die Stelle des Rechts auf Löschung das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß § 14. In diesen Fällen trifft die verantwortliche geeignete Maßnahmen zum Schutz der Rechte und Freiheiten sowie der berechtigten Interessen der betroffenen Person.

§ 14. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

(1)    Die betroffene Person hat das Recht, von der verantwortlichen Stelle die Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten zu verlangen, wenn eine der folgenden Voraussetzungen gegeben ist:
a) Die Richtigkeit der personenbezogenen Daten wird von der betroffenen Person bestritten und die Prüfung der Richtigkeit durch die verantwortliche Stelle ist noch nicht abgeschlossen.
b) Die verantwortliche Stelle benötigt die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht mehr, die betroffene Person benötigt sie jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
c) Die betroffene Person hat Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß § 16 eingelegt und es steht noch nicht fest, ob die berechtigten Gründe der verantwortlichen Stelle gegenüber denen der betroffenen Person überwiegen.

(2)    Wurde die Verarbeitung gemäß Absatz 1 eingeschränkt, so dürfen diese personenbezogenen Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Einwilligung der betroffenen Person oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen  oder juristischen Person oder aufgrund eines wichtigen Interesses verarbeitet werden.

(3)   Eine betroffene Person, die eine Einschränkung der Verarbeitung gemäß Absatz 1 erwirkt hat, wird von der verantwortlichen Stelle unterrichtet, bevor die Einschränkung aufgehoben wird.

§ 15 Informationspflicht bei Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung

(1)    Die verantwortliche Stelle teilt der betroffenen Person jede Berichtigung oder Löschung ihrer personenbezogenen Daten oder eine Einschränkung der Verarbeitung nach § 12, § 13 oder § 14 mit, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden.

(2)    Die verantwortliche Stelle unterrichtet die betroffene Person über alle Empfänger, denen personenbezogene Daten offengelegt wurden, wenn die betroffene Person dies verlangt.

§ 16 Widerspruchsrecht

(1)    Die betroffene Person hat das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten gemäß § 5 Absatz 2 Buchstabe f) und g) Widerspruch einzulegen.

(2)    Der Widerspruch verpflichtet die verantwortliche Stelle dazu, die Verarbeitung zu unterlassen, soweit nicht an der Verarbeitung ein zwingendes Interesse des Vereins besteht, das Interesse einer dritten Person überwiegt, oder die Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

(3)    Die betroffene Person muss bei Datenverarbeitung gemäß § 5 Absatz 2 Buchstabe f) und g) spätestens zum Zeitpunkt der ersten Kommunikation mit ihr ausdrücklich auf das in Absatz 1 genannte Recht hingewiesen werden; dieser Hinweis hat in einer verständlichen und von anderen Informationen getrennten Form zu erfolgen.

Dritter Abschnitt: Pflichten der verantwortlichen Stelle und der Auftragsverarbeiter

§ 17. Datengeheimnis und Verschwiegenheit

Der mit dem Umgang personenbezogenen Daten betrauten Personen ist es untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu verarbeiten (Datengeheimnis). Das gilt insbesondere für das Offenlegen solcher Daten. Diese Personen sind bei der Aufnahme ihrer Tätigkeit auf das Datengeheimnis schriftlich zu verpflichten. Das Datengeheimnis besteht auch nach Beendigung ihrer Tätigkeit fort.

§ 18 Technische und organisatorische Maßnahmen

(1)    Die verantwortliche Stelle und gegebenenfalls der Auftragsverarbeiter haben unter Berücksichtigung des Standes der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der damit verbundenen Risiken für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen und zu dokumentieren, um ein dem Risiko angemessenes Sicherheitsniveau zu gewährleisten.

(2)    Diese Maßnahmen erfordern die Betrachtung folgender Aspekte:
1. die Pseudonymisierung und die Verschlüsselung personenbezogener Daten;
2. die Fähigkeit, die Sicherheit (Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit) der datenverarbeitenden Systeme und Dienste auf Dauer sicherzustellen;
3. die Fähigkeit, die Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten und den Zugang zu ihnen bei einem physischen oder technischen Zwischenfall rasch wiederherzustellen;
4. Die Implementierung von Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung und Bewertung der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung.

(3)    Bei der Beurteilung des angemessenen Sicherheitsniveaus sind die Risiken zu berücksichtigen, die mit der Verarbeitung personenbezogener Daten verbunden sind, insbesondere durch Vernichtung, Verlust, Veränderung, unbefugte Offenlegung oder unbefugten Zugang.

(4)    Die verantwortliche Stelle und gegebenenfalls der Auftragsverarbeiter treffen technische und organisatorische Maßnahmen, die geeignet sind, durch Voreinstellung grundsätzlich nur personenbezogene Daten, deren Verarbeitung für den jeweiligen bestimmten Verarbeitungszweck erforderlich ist, zu verarbeiten. Diese Verpflichtung gilt für die Menge der erhobenen personenbezogenen Daten, den Umfang ihrer Verarbeitung, ihre Speicherfrist und ihre Zugänglichkeit. Solche Maßnahmen müssen insbesondere geeignet sein sicherzustellen, dass personenbezogene Daten nicht ohne Eingreifen der verantwortlichen Stelle durch Voreinstellungen einer unbestimmten Zahl von natürlichen Personen zugänglich gemacht werden.

(5)    Bei der Auswahl der Maßnahmen darf berücksichtigt werden, dass ihr Aufwand in einem angemessenen Verhältnis zum angestrebten Sicherheitsniveau steht.

(6)    Die Einhaltung eines nach dem EU-Recht anerkannten Verfahrens zur Feststellung der Sicherheit der personenbezogenen Daten kann als Indiz für die Erfüllung der Pflichten gemäß den Absätzen 1 bis 4 gewertet werden.

(7)    Die verantwortliche Stelle unternimmt Schritte, um sicherzustellen, dass ihnen unterstellte natürliche Personen, die Zugang zu personenbezogenen Daten haben, diese nur gemäß den Weisungen der verantwortlichen Stelle verarbeiten.

§ 19 Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Auftrag

(1)    Erfolgt eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag einer verantwortlichen Stelle, so ist die verantwortliche Stelle für die Einhaltung der Vorschriften dieser Ordnung und anderer anzuwendender Vorschriften über den Datenschutz verantwortlich. Die im ZWEITEN ABSCHNITT genannten Rechte sind ihr gegenüber geltend zu machen. Zuständig für die Aufsicht ist der Datenschutzrat.

(2)    Erfolgt eine Verarbeitung im Auftrag einer verantwortlichen Stelle, so arbeitet diese nur mit Auftragsverarbeitern, die hinreichend Garantien dafür bieten, dass geeignete technische und organisatorische Maßnahmen so durchgeführt werden, dass die Verarbeitung den Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet und konform zu den Anforderungen dieser Ordnung oder der Verordnung EU 2016/679 erfolgt.

(3)    Hat eine natürliche oder juristische Person ihren Sitz oder ihre Betriebsstätte, die für die Verarbeitung im Auftrag benötigt werden, in einem Drittland, so ist die Erteilung eines Auftrags zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch die verantwortliche Stelle nur zulässig, wenn die EU-Kommission für dieses Land beschlossen hat, dass es ein angemessenes Datenschutzniveau bietet.

(4)    Der Auftragsverarbeiter wird dazu verpflichtet, keine weiteren Auftragsverarbeiter ohne vorherig gesonderte oder allgemeine schriftliche Genehmigung der verantwortlichen Stelle in Anspruch zu nehmen. Bedingung für eine Genehmigung durch die verantwortliche Stelle ist insbesondere die Verpflichtung des Auftragsverarbeiters zu gewährleisten, dass der weitere Auftragsverarbeiter gleichwertige Bedingungen gemäß § 18 und § 19 akzeptiert.

(5)    Der Auftrag ist schriftlich zu erteilen. Dieser Auftrag beinhaltet insbesondere, dass der Auftragsverarbeiter
a) die personenbezogenen Daten nur auf dokumentierte Weisung der verantwortlichen Stelle verarbeitet
b) gewährleistet, dass sich die zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten befugte Personen auf das Datengeheimnis gemäß § 17 verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen
c) alle gemäß § 18 für Auftragsverarbeiter erforderlichen Maßnahmen oder gleichwertige Maßnahmen ergreift
d) die Bedingungen für die Inanspruchnahme der Dienste eines weiteren Auftragsverarbeiters gemäß Absatz 5 einhält
e) angesichts der Art der Verarbeitung der verantwortlichen Stelle nach Möglichkeit mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen dabei unterstützt, seiner Pflicht zur Beantwortung von Anträgen auf Wahrnehmung der im zweiten Abschnitt genannten Rechte der betroffenen Person nachzukommen
f) nach Abschluss der Erbringung der Verarbeitungsleistungen alle personenbezogenen Daten nach Wahl der verantwortlichen Stelle entweder löscht oder zurückgibt
g) der verantwortlichen Stelle alle erforderlichen Informationen zum Nachweis der Einhaltung der in diesem Artikel niedergelegten Pflichten zur Verfügung stellt und Überprüfungen – einschließlich Inspektionen, die von der verantwortlichen Stelle oder einem anderen von diesem beauftragten Prüfer durchgeführt werden, ermöglicht und dazu beiträgt und
h) die verantwortliche Stelle unverzüglich informiert, falls er der Auffassung ist, dass eine Weisung der verantwortlichen Stelle gegen diese Ordnung oder gegen andere anzuwendende Datenschutzbestimmungen verstößt
i) der Verpflichtung gemäß § 21 Absatz 2 nachzukommen hat.

(6)    Die verantwortliche Stelle hat sich von der Einhaltung der Vertragsbedingungen gemäß Absatz 5 zu überzeugen. Das Ergebnis ist zu dokumentieren. Dokumentiert die verantwortliche Stelle die Einhaltung eines nach dem EU-Recht anerkannten Verfahrens zur Feststellung der Sicherheit der personenbezogenen Daten durch den Auftragsverarbeiter, kann dies als Nachweis gemäß § 37 Absatz 1 gewertet werden.

(7)    Der Datenschutzrat kann Standardvertragsklauseln festlegen, auf denen der Auftrag gemäß Absatz 5 beruht.

(8)    Bei der Beauftragung eines Auftragsverarbeiters, der keine Stelle des Vereins und – im Falle einer natürlichen Person – kein Mitglied der Gemeinde ist, ist die Entscheidung für die Beauftragung schriftlich zu begründen und verfügbar zu halten.

§ 20 Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten

(1)    Jede verantwortliche Stelle muss ein Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten, die ihrer Zuständigkeit unterliegen, führen. Dieses Verzeichnis enthält folgende Angaben:
1. den Namen und die Kontaktdaten der verantwortlichen Stelle sowie gegebenenfalls des Auftragsverarbeiters und des dezentral Beauftragten;
2. den Zweck der Verarbeitung;
3. eine Beschreibung der Kategorien betroffener Personen und der Kategorie personenbezogener Daten sowie
4. die Kategorie von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder offengelegt werden sollen, einschließlich Empfängern in Drittländern.

(2)    Das im Absatz 1 genannte Verzeichnis ist schriftlich zu führen. Ein gängiges elektronisches Format ist zulässig.

(3)    Die verantwortliche Stelle und der Auftragsverarbeiter, soweit er dieser Ordnung unterliegt, stellen dem Datenschutzrat die Verzeichnisse auf Anfrage zur Verfügung.

(4)    Der Verein kann vorsehen, dass für bestimmte Verfahren ein zentral geführtes Verzeichnis gepflegt wird.

§ 21 Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten an den Datenschutzrat

(1)    Im Fall einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die voraussichtlich zu einem nicht unerheblichen Risiko für die Rechte natürlicher Personen führt, meldet die verantwortliche Stelle unverzüglich.

(2)    Wenn dem Auftragsverarbeiter eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten bekannt wird, meldet er diese der verantwortlichen Stelle unverzüglich.

(3)    Die Meldung gemäß Absatz 1 enthält insbesondere eine Beschreibung der Art der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten und der mutmaßlichen Folgen der Verletzung des Schutzes.

(4)    Die verantwortliche Stelle hat Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten samt den ergriffenen Abhilfemaßnahmen zu dokumentieren.

§ 22 Benachrichtigung der von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten betroffen Person

(1)    Hat die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten voraussichtlich ein hohes Risiko für die persönlichen Rechte natürlicher Personen zur Folge, so benachrichtigt die verantwortliche Stelle die betroffenen Personen unverzüglich von der Verletzung.

(2)    Die Benachrichtigung der Betroffenen Person hat in klarer und einfacher Sprache zu erfolgen und enthält zumindest die in § 21 Absätze 3 und 4 genannten Informationen und Maßnahmen sowie den Namen und die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten.

(3)    Von der Benachrichtigung der betroffenen Person kann abgesehen werden, wenn eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist:
a) Die verantwortliche Stelle hat durch nachträgliche Maßnahmen sichergestellt, dass das hohe Risiko für die Rechte der betroffenen Personen gemäß Absatz 1 aller Wahrscheinlichkeit nach nicht mehr besteht.
b) Die verantwortliche Stelle hat geeignete technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen getroffen und diese Vorkehrungen wurden auf die von der Verletzung betroffenen personenbezogenen Daten angewandt, insbesondere solche, durch die die personenbezogenen Daten für alle Personen, die nicht zum Zugang zu den personenbezogenen Daten befugt sind, unzugänglich gemacht werden, etwa durch Verschlüsselung.
c) Die Benachrichtigung ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden. In diesem Fall hat stattdessen eine Bekanntmachung in einem Publikationsinstrument des Bundes oder eine ähnliche Maßnahme zu erfolgen, durch die die betroffenen Personen vergleichbar wirksam informiert werden.

§ 23 Datenschutz-Folgeabschätzung

(1)    Hat eine Form der Verarbeitung, insbesondere bei Verwendung neuer Technologien, aufgrund der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zweck der Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge, so führt die verantwortliche Stelle vorab eine Abschätzung der Folgen der vorgesehenen Verarbeitungsvorgänge für den Schutz personenbezogener Daten durch. Für die Untersuchung mehrerer ähnlicher Verarbeitungsvorgänge mit ähnlich hohen Risiken kann eine einzige Abschätzung vorgenommen werden.

(2)    Eine Datenschutz-Folgenabschätzung gemäß Absatz 1 ist insbesondere in folgenden Fällen erforderlich:
1. umfangreiche Verarbeitung besonderer personenbezogener Daten oder von personenbezogenen Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten und
2. systematische umfangreiche Überwachung öffentlich zugänglicher Bereiche.

(3)    Die Folgenabschätzung umfasst insbesondere:
1. eine systematische Beschreibung der geplanten Verarbeitungsvorgänge und der Zwecke der Verarbeitung, gegebenenfalls einschließlich der von der verantwortlichen Stelle verfolgten berechtigten Interessen;
2. eine Bewertung der Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit der Verarbeitungsvorgänge in Bezug auf den Zweck;
3. eine Bewertung der Risiken für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen und
4. die zur Bewältigung der Risiken geplanten Abhilfemaßnahmen, einschließlich Garantien, Sicherheitsvorkehrungen und Verfahren, durch die der Schutz personenbezogener Daten sichergestellt und der Nachweis dafür erbracht wird, dass die datenschutzrechtlichen Regelungen eingehalten werden.

(4)    Die verantwortliche Stelle holt bei der Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung den Rat Datenschutzbeauftragten ein.

Vierter Abschnitt: Aufsichtsgremium und Beauftragte für den Datenschutz

§ 24 Bestellung und Stellung des Datenschutzbeauftragten

(1)    Der Vorstand bestellt einen Datenschutzbeauftragten im Einklang mit § 27 per Beschluss.

(2)    Der Datenschutzbeauftragte wird auf der Grundlage seiner beruflichen Qualifikation und insbesondere des Fachwissens bestellt, das er auf dem Gebiet des Datenschutzrechts und der Datenschutzpraxis besitzt, sowie auf der Grundlage seiner Fähigkeit zur Erfüllung der in § 25 genannten Aufgaben.

(3)    Der Datenschutzbeauftragte kann Beschäftigter des Vereins sein oder seine Aufgaben auf der Grundlage eines Dienstvertrags oder Dienstleistungsvertrags erfüllen.

(4)    Der Verein stellt sicher, dass der Datenschutzbeauftragte frühzeitig über Projekte für Verfahren, bei denen es zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten kommen wird, informiert wird.

(5)    Der Vorstand unterstützt den Datenschutzbeauftragten, indem er die für die Erfüllung dieser Aufgaben erforderlichen Ressourcen und die zur Erhaltung seines Fachwissens erforderlichen Ressourcen zur Verfügung stellen.

(6)    Der Vorstand stellt sicher, dass der Datenschutzbeauftragte bei der Erfüllung seiner bzw. ihrer Aufgaben keine Anweisungen bezüglich der Ausübung dieser Aufgaben erhält. Der Beauftragte darf wegen der Erfüllung seiner Aufgaben nicht abberufen oder benachteiligt werden.

(7)    Der Datenschutzbeauftragte berichtet dem Datenschutzrat.

(8)    Der Datenschutzbeauftragte ist jederzeit zur Anrufung des Vorstandes berechtigt.

(9)    Betroffene Personen können den Datenschutzbeauftragten zu allen mit der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten und mit der Wahrnehmung ihrer Rechte gemäß dieser Ordnung im Zusammenhang stehenden Frage zu Rate zu ziehen.

(10) Der Datenschutzbeauftragte ist bei der Erfüllung seiner Aufgaben an die Wahrung des Datengeheimnisses und der Vertraulichkeit gebunden.

(11) Die Abberufung des Datenschutzbeauftragten ist nur mit einstimmiger Zustimmung des Vorstandes zulässig. Eine vorläufige Suspendierung durch den Vorstand ist nur aus wichtigem Grund möglich. In diesem Fall nimmt der Vertreter die Rechte und Pflichten des Beauftragten wahr. Die Suspendierung ist schriftlich zu begründen und längstens bis zur nächsten Mitgliederversammlung zulässig.

§ 25 Aufgaben und Befugnisse des Datenschutzbeauftragten

(1)    Der Datenschutzbeauftragte sensibilisiert, informiert und berät die Stellen des Vereins über Fragen und maßgebliche Entwicklungen des Datenschutzes sowie über die Vermeidung von Risiken.

(2)    Er unterrichtet betroffene Personen auf Anfrage über deren persönliche Rechte aus dieser Ordnung.

(3)    Er nimmt Beschwerden von betroffenen Personen und von beim Verein Beschäftigten entgegen und übergibt sie dem Datenschutzrat zur Bearbeitung.

(4)    Er wirkt bei der Überwachung der Einhaltung dieser Ordnung durch Durchführung von Prüfungen mit. Dabei kann er sich durch ein Mitglied des Datenschutzrates vertreten oder unterstützen lassen. Für die Durchführung von Prüfungen gelten die folgenden Regeln:
a) Der Prüfer wird von der betroffenen verantwortlichen Stelle bei der Erfüllung seiner bzw. ihrer Aufgaben unterstützt. Auf Verlangen ist ihm, bzw. ihr Auskunft sowie Einsicht in alle Unterlagen und Akten über die Verarbeitung personenbezogener Daten zu geben, und es sind alle diesbezügliche Daten bereitzustellen;
b) der Prüfer teilt die Ergebnisse seiner Prüfung der betroffenen verantwortlichen Stelle und dem Datenschutzrat mit. Damit können Vorschläge zur Verbesserung des Datenschutzes, insbesondere zur Beseitigung von festgestellten Mängeln bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und eine Aufforderung zur Stellungnahme verbunden sein;
c) Aufzeichnungen gemäß § 4 sind von solchen Prüfungen ausgenommen;

(5)    Der Beauftragte kann Musterverträge und Standards zur Verarbeitung personenbezogener Daten erstellen, deren Einsatz und Umsetzung überprüfen und die Ergebnisse veröffentlichen.

§ 26 Aufsichtsgremium

(1)    Über die Einhaltung dieser Ordnung wacht ein unabhängiges Aufsichtsgremium für den Datenschutz (Datenschutzrat).

(2)    Der Datenschutzrat bildet sich aus Vertretern verschiedener Gemeinden.

(3)    Der Datenschutzbeauftragte kann durch das Aufsichtsgremium bei Bedarf hinzugezogen werden.

(4)    Der Datenschutzrat handelt bei der Erfüllung seiner Aufgaben und bei der Ausübung seiner Befugnisse völlig unabhängig. Er unterliegt weder direkter noch indirekter Beeinflussung von außen und nimmt keine Weisungen entgegen.

(5)    Werden dem Datenschutzrat Verstöße gegen die Datenschutzbestimmungen oder sonstige Mängel bei der Verarbeitung personenbezogener Daten bekannt, so beanstandet er dies gegenüber der verantwortlichen Stelle oder gegenüber dem Auftragsverarbeiter und fordert zur Stellungnahme innerhalb einer von ihm gesetzten Frist auf. Von einer Beanstandung kann abgesehen werden, wenn es sich um unerhebliche oder inzwischen beseitigte Mängel handelt. Mit der Aufforderung zur Stellungnahme können Vorschläge zur Beseitigung der Mängel oder zur sonstigen Verbesserung des Datenschutzes verbunden werden. Die Stellungnahme der verantwortlichen Stelle bzw. gegebenenfalls des Auftragsverarbeiters soll eine Darstellung der Maßnahmen enthalten, die aufgrund der Mitteilung des Datenschutzrats getroffen worden sind.

(6)    Der Datenschutzrat ist befugt, bei Bedarf anzuordnen:
1. Verarbeitungsvorgänge auf bestimmte Weise in Einklang mit dieser Ordnung zu bringen;
2. Verarbeitungsvorgänge vorübergehend oder dauerhaft zu beschränken oder zu unterlassen;
3. Personenbezogene Daten zu berichtigen, zu sperren oder zu löschen;
4. Die von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten betroffene Person entsprechend zu benachrichtigen.

(7)    Der Datenschutzrat gibt sich eine Geschäftsordnung.

(8)     Die Mitglieder sind bei der Erfüllung ihrer Aufgaben an die Wahrung des Datengeheimnisses und der Vertraulichkeit gebunden. Dies gilt nicht für Mitteilungen zwischen den Mitgliedern. Ehemalig Mitglieder dürfen sich zu Angelegenheiten, die während ihrer Mitgliedschaft der Verschwiegenheit unterlagen, ohne Genehmigung des Datenschutzrates nicht äußern.

(9)    Der Datenschutzrat kann mit Zustimmung des Vorstands der Immanuel Gemeinde Calw e.V. Durchführungsbestimmungen zu dieser Ordnung und ergänzende Bestimmungen zum Datenschutz beschließen. Diese dürfen dieser Ordnung nicht widersprechen.

(10) Der Datenschutzrat gilt als oberste Aufsichtsbehörde der Immanuel Gemeinde Calw e.V.

§ 27 Geldbußen

(1)    Verstößt eine verantwortliche Stelle oder ein Auftragsverarbeiter, der dieser Ordnung unterliegt, vorsätzlich oder fahrlässig gegen Bestimmungen dieser Ordnung, so kann der Datenschutzrat Geldbußen verhängen oder für den Wiederholungsfall androhen.

(2)    Der Datenschutzrat stellt sicher, dass die Verhängung von Geldbußen in jedem Einzelfall wirksam, verhältnismäßig und abschreckend ist.

(3)    Geldbußen werden je nach den Umständen des Einzelfalls verhängt. Bei der Entscheidung über die Verhängung einer Geldbuße und über deren Höhe ist insbesondere Folgendes zu berücksichtigen:
1. Art, Schwere und Dauer des Verstoßes unter Berücksichtigung der Art, des Umfangs oder des Zwecks der betreffenden Verarbeitung sowie der Zahl der von der Verarbeitung betroffenen Personen und des Ausmaßes des von ihnen erlittenen Schadens;
2. Vorsätzlichkeit oder Fahrlässigkeit des Verstoßes;
3. Jegliche von der verantwortlichen Stelle oder dem Auftragsverarbeiter getroffenen Maßnahmen zur Minderung des den betroffenen Personen entstandenen Schadens;
4. Etwaige einschlägige frühere Verstöße der verantwortlichen Stelle oder des Auftragsverarbeiters;
5.die Bereitschaft zur Zusammenarbeit mit dem Aufsichtsgremium, um den Verstoß abzuhelfen und seine möglichen nachteiligen Auswirkungen zu mindern;
6. Die Kategorien personenbezogener Daten, die von dem Verstoß betroffen sind;
7. Die Art und Weise, wie der Verstoß dem Aufsichtsgremium bekannt wurde;
8. Jegliche andere erschwerende oder mildernde Umstände im jeweiligen Fall, wie unmittelbar oder mittelbar durch den Verstoß erlangte wirtschaftliche Vorteile oder vermeidene Nachteile;
9. Die wirtschaftlichen Verhältnisse der verantwortlichen Stelle bzw. des Auftragsverarbeiters.

(4)    Bei Verstößen werden im Einklang mit Absatz 3 Geldbußen von bis zu 20 000 Euro verhängt. Nimmt die Stelle nicht als Unternehmen am Wettbewerb teil, so gilt die Höchstgrenze 10 000 Euro.

(5)    Geldbußen werden je nach den Umständen des Einzelfalls zusätzlich oder anstelle von Maßnahmen nach § 26 Absatz 6 verhängt.

(6)    Die gegebenenfalls vereinnahmten Gelder werden auf Beschluss des Datenschutzrats zur Verwendung in der Mission oder Diakonie Verfügung gestellt.

§ 28 Recht auf Beschwerde

(1)    Jede Person kann sich unbeschadet anderweitiger Rechtsbehelfe mit einer Beschwerde an den Datenschutzrat wenden, wenn sie der Ansicht ist, bei der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten in ihren Rechten verletzt worden zu sein.

(2)    Der Datenschutzrat unterrichtet die betroffene Person über den Stand der Bearbeitung und das Ergebnis der Beschwerde.

(3)    Niemand darf wegen der Mitteilung von Tatsachen, die geeignet sind, den Verdacht aufkommen zu lassen, diese Ordnung oder eine andere anzuwendende Rechtsvorschrift über den Datenschutz sei verletzt worden, gemaßregelt oder benachteiligt werden. Beschäftigte müssen für Mitteilungen an den Datenschutzrat nicht den Dienstweg einhalten.

§ 29 Schadenersatz durch verantwortliche Stelle

(1)    Jede Person, der wegen einer Verletzung der Regelungen dieser Ordnung ein Schaden entstanden ist, hat einen Anspruch auf Schadenersatz gegen die verantwortliche Stelle. Wegen eines Schadens, der nicht Vermögensschaden ist, kann die betroffene Person eine angemessene Entschädigung in Geld verlangen.

(2)    Eine verantwortliche Stelle wird von der Haftung gemäß Absatz 1 befreit, wenn sie nachweist, dass sie in keinerlei Hinsicht für den Umstand, durch den der Schaden eingetreten ist, verantwortlich ist.

(3)    Auf das Mitverschulden der betroffenen Person ist § 254 des Bürgerlichen Gesetzbuches und auf die Verjährung sind die Verjährungsfristen für unerlaubte Handlungen des Bürgerlichen Gesetzbuches entsprechend anzuwenden.

(4)    Mehrere Ersatzpflichtige haften als Gesamtschuldner im Sinne des Bürgerlichen Gesetzbuches.

(5)    Vorschriften, nach denen Ersatzpflichtige in weiterem Umfang als nach dieser Vorschrift haften oder nach denen andere für den Schaden verantwortlich sind, bleiben unberührt.

(6)    Beansprucht ein Betroffener Schadenersatz, so soll zunächst der Datenschutzrat eine Anhörung mit dem Ziel einer Einigung vornehmen.

Fünfter Abschnitt: Vorschriften für besondere Verarbeitungssituationen

§ 30 Verarbeitung personenbezogener Daten bei Dienst- und Arbeitsverhältnissen

(1)    Daten von Beschäftigten dürfen nur verarbeitet werden, soweit dies zur Begründung, Durchführung, Beendigung oder Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Durchführung organisatorischer, personeller und sozialer Maßnahmen, insbesondere auch für Zwecke der Personalplanung und des Personaleinsatzes, erforderlich ist oder eine Rechtsvorschrift, ein Vertrag oder eine Dienstvereinbarung dies vorsieht.

(2)    Im Zusammenhang mit dem Verdacht auf Straftaten und Amtspflichtverletzungen, die durch Beschäftigte begangen worden sein sollen, insbesondere zum Schutz möglicher Betroffener, dürfen unter Beachtung des Verhältnismäßigkeitsgrundsatzes personenbezogener Daten von Beschäftigten verarbeitet werden, solange der Verdacht nicht ausgeräumt ist und die Interessen von möglichen Betroffenen dies erfordern.

(3)    Erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten von Beschäftigten auf der Grundlage einer Einwilligung, so sind für die Beurteilung der Freiwilligkeit der Einwilligung insbesondere die im Beschäftigungsverhältnis bestehende Abhängigkeit der beschäftigten Person sowie die Umstände, unter denen die Einwilligung erteilt worden ist, zu berücksichtigen. Freiwilligkeit kann insbesondere vorliegen, wenn für die beschäftigte Person ein rechtlicher oder wirtschaftlicher Vorteil erreicht wird oder die verantwortliche Stelle und die beschäftigte Person gleichgelagerte Interessen verfolgen. Die Einwilligung bedarf der Schriftform, soweit nicht wegen besonderer Umstände eine andere Form angemessen ist. Die verantwortliche Stelle hat die beschäftigte Person über den Zweck der Datenverarbeitung und über ihr Widerrufsrecht aufzuklären.

(4)    Eine Offenlegung der Daten von Beschäftigten an Strafverfolgungsbehörden ist zulässig, wenn sie zur Aufdeckung einer Straftat oder Amtspflichtverletzung oder zum Schutz möglicher Betroffener erforderlich erscheint.

(5)    Die Offenlegung von Daten von Beschäftigten an künftige Dienst- oder Arbeitgeber ist nur mit Einwilligung der betroffenen Person zulässig.

(6)    Verlangt die verantwortliche Stelle zur Begründung oder im Rahmen eines Beschäftigungsverhältnisses notwendige medizinische oder psychologische Untersuchungen und Tests zur Feststellung der Eignung des Bewerbers, darf die verantwortliche Stelle lediglich die Offenlegung des Ergebnisses der Begutachtung verlangen.

(7)    Personenbezogene Daten, die vor Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erhoben wurden, sind spätestens ein Jahr, nachdem feststeht, dass ein solches nicht zustande kommt, zu löschen. Dies gilt nicht, soweit überwiegend berechtigte Interessen der verantwortlichen Stelle der Löschung entgegenstehen oder die betroffene Person in die weitere Speicherung einwilligt.

(8)    Für die Verarbeitung von Sozialdaten gemäß Sozialgesetzbuch X. Buch (SGB X) gelten die Bestimmungen dieses Gesetzbuchs.

(9)   Nach Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses sind personenbezogene Daten zu löschen, soweit diese Daten nicht mehr benötigt werden.

§ 32 Verarbeitung personenbezogener Daten für journalistische Zwecke

(1)    Führt eine Verarbeitung gemäß § 5 Absatz 2 Buchstabe h) zur Veröffentlichung von Gegendarstellungen der betroffenen Person, so sind diese Gegendarstellungen zu den gespeicherten Daten zu nehmen und für die selbe Zeitdauer aufzubewahren wie die Daten selbst.

(2)    Wird jemand durch eine Berichterstattung gemäß § 5 Absatz 2 Buchstabe h) in seinem Persönlichkeitsrecht beeinträchtigt, so kann er Auskunft über die der Berichterstattung zugrundeliegenden, zu seiner Person gespeicherten Daten, verlangen. Die Auskunft kann verweigert werden, soweit aus den Daten auf die berichtenden oder einsendenden Personen oder die Gewährsleute von Beiträgen, Unterlagen und Mitteilungen für den redaktionellen Teil geschlossen werden kann.

§ 33 Veranstaltungen des Vereins

Die Aufzeichnung oder Übertragung von Gottesdiensten oder anderen öffentlichen Veranstaltungen mittels audiovisueller Medien und die Veröffentlichung der Daten ist zulässig, wenn die Teilnehmenden durch geeignete Maßnahmen vorab über Art und Umfang der Aufzeichnung oder Übertragung informiert werden.

§ 34 Videoüberwachung öffentlich zugänglicher Räume

(1)    Die Beobachtung öffentlich zugänglicher Bereiche innerhalb und außerhalb von Gebäuden mittels optisch-elektronischer Einrichtungen ist nur zulässig, soweit sie
1. in Ausübung des Hausrechts des Vereins oder
2. zum Schutz von Personen und Sachen erforderlich ist und keine Anhaltspunkte dafür bestehen, dass schutzwürdige Interessen der Betroffenen überwiegen. Das Interesse an der nicht überwachten Teilnahme an Veranstaltungen des Vereins ist besonders schutzwürdig.

(2)    Der Umstand der Beobachtung und der Name und die Kontaktdaten der verantwortlichen Stelle sind gegebenenfalls durch geeignete Maßnahmen erkennbar zu machen.

(3)    Die Speicherung und Verwendung von nach Absatz 1 erhobenen Daten ist zulässig, wenn sie zum Erreichen des verfolgten Zweckes erforderlich ist und keine Anhaltspunkte bestehen, dass schutzwürdige Interessen der Betroffenen überwiegen.

(4)    Die gespeicherten Daten dürfen von der verantwortlichen Stelle an eine Strafverfolgungsbehörde übermittelt werden, falls diese die Daten anfordert.

(5)    Die Daten sind unverzüglich, in jedem Fall aber innerhalb von sieben Tagen zu löschen, wenn sie zur Erreichung des Zwecks nicht mehr erforderlich sind oder schutzwürdige Interessen der Betroffenen einer weiteren Speicherung entgegenstehen.

Sechster Abschnitt: Schlussbestimmungen

§ 35 Ergänzende Bestimmungen

(1)    Die verantwortliche Stelle muss die Einhaltung dieser Ordnung nachweisen können.

(2)    Soweit personenbezogene Daten von Sozialleistungsträgern nach außen offengelegt werden sollen, gelten zum Schutz ergänzend die staatlichen Bestimmungen entsprechend.

§ 36 Gleichstellung

Wird in dieser Ordnung die männliche sprachliche Form der Personenbeschreibung verwendet, erlaubt dieses keinen Rückschluss auf das Geschlecht einer Person.

§ 37 Inkrafttreten, Außerkrafttreten

Diese Ordnung tritt ab 2020 in Kraft.