Datenschutzhinweise für Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Webinare via „Zoom“
von der Immanuel Gemeinde Calw e.V.
Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ informieren.
Zweck der Verarbeitung
Wir nutzen das Tool „Zoom“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). „Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.
Verantwortlicher
Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von Online-Meetings steht, ist die Immanuel Gemeinde Calw e.V.
Hinweis: Soweit sie die Internetseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Zoom“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Zoom“ herunterzuladen.
Sie können „Zoom“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Zoom“-App eingeben.
Wenn Sie die „Zoom“-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von „Zoom“ finden.
Welche Daten werden verarbeitet?
Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ abgeben.
Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)
Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats
Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video- und die Wiedergabe von Audiodateien zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.
Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen, um den „Meeting-Raum“ zu betreten.
Umfang der Verarbeitung
Wir verwenden „Zoom“, um Online-Meetings durchzuführen. Wenn wir Online-Meetings aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorweg transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der „Zoom“-App angezeigt.
Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.
Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinarteilnehmenden verarbeiten.
Wenn Sie bei „Zoom“ als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über Online-Meetings (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei „Zoom“ gespeichert werden.
Die in „Online-Meeting“-Tools wie “Zoom” bestehende Möglichkeit einer softwareseitigen „Aufmerksamkeitsüberwachung“ („Aufmerksamkeitstracking“) ist deaktiviert.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO vgl. auch § 5 Abs. 4 der DSO der IGC kommt nicht zum Einsatz.
Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Für Beschäftigte der Immanuel Gemeinde Calw e.V. ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ Daten nicht für die Datenverarbeitung erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Zoom“ sein, so ist § 5 Abs.2 lit. g der DSO der IGC, vgl. auch (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.
Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage § 5 Abs.2 lit. g der DSO der IGC, vgl. auch (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.
Empfänger / Weitergabe von Daten
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.
Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Zoom“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Zoom“ vorgesehen ist.
Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten könnte damit auch in einem Drittland stattfinden. Wir nutzen jedoch die sogenannten „EU- Cluster“ von Zoom, d.h. die Verarbeitung personengebundener Daten von Meeting-Teilnehmenden findet ausschließlich in Rechenzentren in der Europäischen Union satt. Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten in die USA oder ein sonstiges Drittland findet grundsätzlich nicht statt. Wir haben mit dem Anbieter von „Zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von § 19 der IGC vgl. auch (Art. 28 DSGVO) entspricht.
Ein angemessenes Datenschutzniveau ist durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert.
Datenschutzbeauftragter
Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt.
Sie erreichen diesen wie folgt:
Ralf Tumat
rtq Beratung
Wolfsklingenweg 15
71364 Winnenden
E-Mail: ralf.tumat@rtq-beratung.de
Ihre Rechte als Betroffene/r
Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.
Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.
Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.
Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.
Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.
Löschung von Daten
Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.
Zuständige Aufsichtsbehörde in datenschutzrechtlichen Fragen wäre in diesem Fall der Datenschutzrat der Immanuel Gemeinde Calw e.V. Sie können diesen folgendermaßen erreichen:
Datenschutzrat
Immanuel Gemeinde Calw e.V.
Liebenzeller Str. 51/1
75365Calw/Hirsau
Telefon: +49 (0) 7084 928 8377
E-Mail: anliegen@ig-datenschutzrat.de
Änderung dieser Datenschutzhinweise
Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.